填寫 Google 表單後，如何自動取得觀看試算表的權限？

最近處理一個「Blogger 發案/接案」社團，由於台灣詐騙事件之多世界知名，為了保障案件雙方安全與權益，有必要請社團成員留下相關聯絡資料、FB 帳號、個人網站等資訊，才不至於出了事無法找人。 填寫資料最方便的自然是免費的 Google 表單，所有名單資料可自動儲存在試算表供查詢。不過問題來了，這份名單包含個資不適合公開，只能開放給有填寫表單的成員查看，其他沒填寫的成員是不可以看的。那麼要如何做到這個效果呢？總不能每次有人填寫後，就得手動點擊試算表「共用」按鈕，逐一加入新的帳號權限吧！ 這麼麻煩的事當然是想辦法自動化，本篇會說明如何自動執行 Google Apps Script(簡稱GAS)，來增加試算表新的使用者權限。不過仔細想想這也是個挺實用的功能，不少情境都適合這麼做，所以順便也會提供一點想法，介紹適合套用這個功能的情況有哪些。 下面也可以玩玩這個效果，先填寫問卷範例後，就能看到試算表的問卷調查結果(沒填寫問卷之前，沒有權限看試算表)：

填寫問卷表單範例

試算表問卷調查結果

(圖片出處: pexels.com)

一、適合應用的情境

填寫表單後自動取試算表權限，可以應用的範圍相當廣泛，不過要注意的是，如果某些資料不適合被看到，那麼需要的配套作法是，將隱私資料欄位隱藏起來，這樣就比較安全了。 這個功能除了本篇提到用於「發案/接案」名單登錄，以下幾個是我想到比較實用的情境： 1. 報名活動 製作一個報名表單，讓報名者填寫完後，立刻能從試算表查看：

• 有多少人報名
• 自己的報名序號
• 分組結果(如有設計這個功能的話)

2. 成果登記或打卡系統 這個作法算是變化題，例如登記每日成果或每日打卡時間後，工程師另外寫 GAS 將每日的資料，彙整到另一個月報表試算表，而登記者自動取得月報表試算表的讀取權限。 3. 服務滿意度、錯誤回報 某個產品或服務，可以製作這樣的表單，讓使用者反饋意見、或回報錯誤，使用者填寫完後，也能從試算表看到其他人反應哪些問題，或是對此產品、服務有什麼想法。如果看到很多人反應同一個狀況，那就可以確認是嚴重問題。 4. 投票紀錄 投票者用表單投票後，立刻可從試算表看到其他人的投票傾向。不過這個功能還有更好的作法，可參考「讓 Google 表單(試算表) 定時寄出 PDF 報表」，能從 PDF 看到投票百分比的圖表。 5. 內部問卷調查 不公開的問卷調查，也可設計表單填問卷，填表者立刻能看到所有人的意見，不過需要記得把身份欄位隱藏起來，例如電子郵件欄位。 本篇的範例展示便是問卷調查，可以往下看表單及試算表的範例效果。

二、製作表單流程+試算表

1. 製作表單 進入「Google 雲端硬碟」→ 左上角「新增」按鈕 → Google 表單，可以建立一個新的表單。 如上圖，填寫標題，在「問題」分頁完成所有問答內容。 2. 要求驗證 Google 郵件帳號 切換到右上紅框處的「設定」分頁 →「收集電子郵件地址」選擇「已驗證」 這個動作會要求使用者登入 Google 帳號，這是最重要的設定步驟！ 如果沒這麼做，只是要求使用者在問答題目自行填入郵件信箱，那麼我們還得自行驗證是否填了假的郵件信箱，後續處理非常麻煩。 現在這個經由這個設定後，我們不但自動取得填表者的 Gmail 帳號，而且可確認是真實的郵件信箱。 3. 表單連結試算表 切換到「回覆」分頁 → 點擊紅框處「連結至試算表」 系統會自動建立一個試算表，儲存所有填寫表單的內容，之後也可從此處前往試算表網址。 全部動作都完成後，記得按 Google 表單最上方的「發布」圖示按鈕，讓這個表單上線運作。

三、執行 GAS 取得試算表權限

1. 進入 GAS 進入連結表單的試算表後，如上圖，填寫者經 Google 驗證過的郵件帳號，會紀錄在「電子郵件地址」這個欄位，通常是第 2 欄(B欄)，請記住這個位置，之後會用到。 接著點擊選單上的「擴充功能」→「Apps Script」，進入 GAS 畫面 2. 撰寫 GAS 如上圖，一開始會進入左方紅框處的「編輯器」選單，右方的程式碼區塊，請貼上以下內容： function onFormSubmit(e) { const emailColumn = 2; // Gmail 欄位序號 const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet(); const email = e.values[emailColumn - 1]; // 加為試算表的共用者，只讀 sheet.addViewer(email); // 若要可編輯用 sheet.addEditor(email); }

• emailColumn 是「電子郵件位址」所在的欄位，通常是第 2 欄，如果不是的話請修改為正確的欄位數字
• 沒問題的話按上方紅框的「儲存」圖示即可

3. 設定 GAS 觸發條件 接著必須設定 GAS 觸發條件讓其自動執行，如上圖，進入左方紅框處的「觸發條件」選單 → 點擊右下角紅框處的「新增觸發條件」 如上圖進行設定：

• 「選擇您要執行的功能」選擇「onFormSubmit」
• 「選取活動類型」選擇「提交表單時」
• 完成後按「儲存」

4. 允許執行權限 第一次設定「觸發條件」或者執行 GAS 時，需要取得授權，可參考「製作可執行 GAS 指令碼的圖片按鈕」→「三、撰寫 Apps Script 指令碼」的流程進行授權。 該文的圖片是中文畫面，但也可能遇到英文界面，不過操作的按鈕位置是一樣的，所以若不知如何完成授權的話，還是可以參考該篇的流程。 5. 執行效果 如上圖，我刻意用另一個帳號填寫表單，果然立刻就能看到試算表了，點擊「共用」按鈕可看到已經多了一個獲得存取權的使用者。

四、隱藏隱私資訊

如前面所提，開放給填表者觀看的試算表內容，如果包含了隱私資訊的話，最好把那些欄位都隱藏起來。由於填表者獲得的權限只有「檢視」，無法「編輯」，所以將無法看到隱藏的欄位。 操作方法也很簡單，以前面出現過的這張圖為例，「電子郵件地址」這個欄位如果想隱藏起來：

• 點擊第 2 欄最上方「B」，可選取整欄
• 滑鼠按右鍵選擇「隱藏欄」

如此所有「電子郵件地址」資料都將看不到，但有新的填表資料時，仍會儲存電子郵件資料在隱藏欄位中。 而試算表擁有者也有多種方式可以查看隱藏內容：

• 先讓該欄顯示，查看資料內容後再隱藏
• 或複製整個試算表內容，到另一個試算表再查看
• 如能自行撰寫 GAS，也能收到新資料時，立刻複製所有填表資料到另一個試算表

下面提供的範例效果，就會隱藏「電子郵件地址」欄位，讓問卷填寫者不用擔心 Google 帳號被看到。

五、範例效果展示

這是一個問卷範例表單，填寫後就能自動獲得權限，看到試算表的所有問卷回答內容。 點擊下面這個連結，可前往試算表觀看，但是在填寫之前將無權限可檢視。此試算表會隱藏「電子郵件地址」欄位，不用擔心帳號被看到。

試算表問卷調查結果

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